Des outils spécifiques pour gérer la masse de documents à laquelle vous devez faire face au sein de votre organisation. Acquisition, dématérialisation, stockage, indexation...
GED: Gestion Electronique de Documents
Le volume de plus en plus important d’informations, de documentations et de papiers auquel sont confrontés les grandes organisations constitue un enjeu de taille.
C’est pourquoi nous proposons des solutions spécifiques de Gestion Électronique des Documents ou GED qui vous permettront d’organiser et de gérer l’ensemble des documents au sein de votre entreprise.
La GED met principalement en oeuvre des systèmes d'acquisition, de classement, de stockage et d'archivage des documents. Elle participe aux processus de travail collaboratif, de capitalisation et d'échanges d'informations.
La GED permet également un gain de temps et d'argent énorme pour les organisations grâce à l'indexation des documents et surtout à la numérisation qui comprime le « volume papier ».
La GED repose sur 4 éléments:
- L'acquisition des documents
- Le classement des documents
- Le stockage des documents
- La diffusion des documents
Acquisition des documents Les GED intègrent des sytèmes d´acquisition des documents. En ce qui concerne les supports papier, la GED permet de les numériser à l´aide d´un scanner. Plus besoin donc de chercher une page dans une pile de dossiers, elle est indexée et archivée. La GED permet également ´lintégration de tous vos documents de nature électronique (feuille calcul,emails, pages web)..
Classement & Indexation Il existe deux principaux types d’indexation : L’indexation automatique: le logiciel accorde au document des mots clés à partir de la lecture automatique du document. L’indexation manuelle: L’ ’utilisateur attibuepar lui-même à chaque document un certain nombre d’indications sur le document (date, émetteur, destinataire(s), nature du document, mots clés, etc.).
Stockage Les documents sont stockés et centralisés sur un serveur central.
Recherche Les solutions de GED permettent généralement deux types de recherche: - Sur les propriétés du document : auteur, date de création, de révision, taille, etc. ; - Sur le contenu du document: recherche texte intégral, mots clefs.
Workflow Les logiciels de GED comportent également des modules spécifiques pour la circulation des documents au sein d'un espace collaboratif, où plusieurs utilisateurs, selon les droits dont ils jouissent, pourront créer, consulter, approuver, modifier ou annoter un fichier.
